Наверх

Как навести порядок в документах?

Один из важных этапов наведения порядка – разбор документов. Если вы не делали этого давно или никогда, то задача может оказаться крайне непростой.

На вооружение можно взять советы профессионалов, которые работают с бумагами крупных предприятий и умудряются поддерживать порядок там.

Естественно, что у людей возникает вопрос, можно ли вообще справиться с бумажными завалами своими силами? Если речь идет о крупных компаниях или, к примеру, о передаче документов в государственные архивы при ликвидации компании (читайте об этом здесь: http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy), то без квалифицированной помощи не обойтись. Но если вы планируете навести порядок в домашних документах или бумагах крошечной компании с 2-3 сотрудниками, то вполне реально справиться в одиночку.

Первый шаг – понять принцип систематизации

Прежде, чем вы начнете наводить порядок, нужно определиться с тем, что и как вы планируете хранить. Для этого нужно выделить следующие группы:

  • документы бессрочного хранения;
  • бумаги, имеющие срок хранения;
  • выделить типы по тематике – в случае с домашним архивом это могут быть бумаги, которые принадлежат каждому члену семьи, медицинские, банковские и другие документы, инструкции к бытовой технике, счета и т.д.

Разбор бумаг

Следующий шаг – физическая работа с листами. Их нужно собрать в одном месте, а затем тщательно перебрать, с вниманием относясь к каждому из них.

В процессе работы наверняка выяснится, что многое из того, что вы храните, уже утратило актуальность: гарантии к холодильнику, купленному 15 лет назад, квитанции на оплату квартиры сроком дольше 3 лет, выписки с кредитных счетов, которые вы давно выплатили и т.д. Все это должно отправиться на переработку в макулатуру.

Все, что должно храниться, нужно разделить на группы, в соответствии с принципом, который вы избрали для себя.

Организация архива

Для того, чтобы в бумагах всегда был порядок, удобно использовать папки с файлами, при этом важно, чтобы на один документ приходился один файл. Исключение могут составлять только те листы, которые с большой вероятностью никогда не пригодятся и вы их сдадите в переработку спустя время (например, те же квитанции – их удобно хранить по годам, чтобы после нового года, не разбирая, отправлять в утиль).

Все остальные листы аккуратно разместите в папки. Те документы, которые предполагают хронологию, удобно хранить в хронологическом порядке.

Очень важно подписывать папки и вести каталог, чтобы вам было легко находить нужное.

Редакция портала ProGorodSamara.ru
Адрес для почтовой корреспонденции: 443013, Самарская обл., г. Самара, Московское ш., д. 4, стр. 15.
‭+7(987)-905-00-63‬
progorodsamara@progorodsamara.ru
Размещение рекламы в газете «Pro Город»
8 (999) 158-68-55‬, salesG@progorodsamara.ru
Отдел службы распространения:
+7(987)-156-00-63
Размещение рекламы на сайте
‭ +79270080877
sales@progorodsamara.ru
Смотреть прайс-лист

При использовании материалов новостного портала progorodsamara.ru гиперссылка на ресурс обязательна, в противном случае будут применены нормы законодательства РФ об авторских и смежных правах. Редакция портала не несет ответственности за комментарии и материалы пользователей, размещенные на сайте progorodsamara.ru и его субдоменах.

Наименование: сетевое издание PROGORODSAMARA (ПРОГОРОДСАМАРА) Учредитель: ООО «Город Самара». Главный редактор: Молчанова Анастасия Александровна (progorodsamara@progorodsamara.ru, ‭+7 (987) 905-00-63. Адрес редакции: 443013, г. Самара, Московское шоссе, д. 4, стр. 15. Свидетельство о регистрации СМИ: ЭЛ № ФС 77 - 65325 от 12 апреля 2016г. выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Возрастная категория сайта 16+
Городской портал Самары — ProGorodSamara.ru © 2009-2014
Портал работает по технологии «ProSmi» © 2012-2014
Рейтинг@Mail.ru