Наверх

Преимущества электронного документооборота

Ни одно предприятие или организация не обходятся без ведения разного рода документации: она составляет до 80% всей деятельности предприятия, связанной с информацией. Однако большое количество печатных документов зачастую сложно обработать, хранить должным образом, учитывать. Но несмотря на то, что многие компании еще используют такой способ ведения отчетности, все же есть и организации, которые уже перешли на электронный документооборот, который значительно повысил их внутреннюю деятельность.

Как это работает?

В системе создаются договоры, приказы, распоряжения, поручения, решения, которым присваивается определенный номер и раздел. Любой сотрудник, имеющий по должности доступ к той или иной документации, может в любое время просмотреть нужный ему файл. При этом каждый файл имеет электронную карточку, содержащую краткое описание документа и позволяющую быстро его найти.

Пользователь, обладающий правами редактирования документа, может вносить изменения, прикреплять дополнительные файлы, размещать ссылки на связанные с ним документы. Примечательно, что электронный документооборот может обеспечить одновременный доступ к документу нескольких сотрудников, что невозможно с бумажными носителями, а также совместную работу над редактированием.

Помимо внутреннего документооборота можно отправлять отчетность в контролирующие органы. Для этого можно составлять документацию и направлять ее в каждую инстанцию или воспользоваться онлайн-сервисом по сдаче отчетности, который предоставит все бланки отчетных документов и укажет путь их отправки в ПФР, Росстат, ФНС, УФМС и другие ведомства. Одно из преимуществ онлайн-ресурсов для ответственного за отчетность сотрудника (бухгалтера) – это возможность работы сразу по нескольким предприятиям. Это не обязательно должны быть разные компании, а ООО ил ИП в составе одного холдинга.

Электронный способ ведения отчетности имеет и другие преимущества:

  • удобство и безопасность хранения документов;
  • отсутствие необходимости лично ходить в ведомства;
  • быстрый допуск и поиск документов;
  • контроль за выполнением документов (приказов, распоряжений);
  • увеличение скорости обработки документов;
  • прозрачность бизнес-процессов;
  • в целом электронный документооборот позволяет сократить расходы предприятия: не только на приобретение расходных материалов, но и освобождение площадей, которые занимают бумажные носители.
Редакция портала ProGorodSamara.ru
Самара, Московское шоссе , д4, стр15 оф 705,
8 (846) 374-54-90
progorodsamara@progorodsamara.ru
Размещение рекламы в газете «Pro Город»
8 (846) 374-54-90
Отдел службы распространения:
+7 987 156 00 63
Размещение рекламы на сайте
+7 917 013 00 63
alla@progorodsamara.ru
Смотреть прайс-лист

При использовании материалов новостного портала progorodsamara.ru гиперссылка на ресурс обязательна, в противном случае будут применены нормы законодательства РФ об авторских и смежных правах. Редакция портала не несет ответственности за комментарии и материалы рубрики "народные новости".

Сетевое издание PROGORODSAMARA. Свидетельство о регистрации СМИ: ЭЛ № ФС 77 - 65325 от 12 апреля 2016 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Возрастная категория сайта 16+
Городской портал Самары — ProGorodSamara.ru © 2009-2014
Портал работает по технологии «ProSmi» © 2012-2014
U-media Рейтинг@Mail.ru