Преимущества электронного документооборота
Ни одно предприятие или организация не обходятся без ведения разного рода документации: она составляет до 80% всей деятельности предприятия, связанной с информацией. Однако большое количество печатных документов зачастую сложно обработать, хранить должным образом, учитывать. Но несмотря на то, что многие компании еще используют такой способ ведения отчетности, все же есть и организации, которые уже перешли на электронный документооборот, который значительно повысил их внутреннюю деятельность.
Как это работает?
В системе создаются договоры, приказы, распоряжения, поручения, решения, которым присваивается определенный номер и раздел. Любой сотрудник, имеющий по должности доступ к той или иной документации, может в любое время просмотреть нужный ему файл. При этом каждый файл имеет электронную карточку, содержащую краткое описание документа и позволяющую быстро его найти.
Пользователь, обладающий правами редактирования документа, может вносить изменения, прикреплять дополнительные файлы, размещать ссылки на связанные с ним документы. Примечательно, что электронный документооборот может обеспечить одновременный доступ к документу нескольких сотрудников, что невозможно с бумажными носителями, а также совместную работу над редактированием.
Помимо внутреннего документооборота можно отправлять отчетность в контролирующие органы. Для этого можно составлять документацию и направлять ее в каждую инстанцию или воспользоваться онлайн-сервисом по сдаче отчетности, который предоставит все бланки отчетных документов и укажет путь их отправки в ПФР, Росстат, ФНС, УФМС и другие ведомства. Одно из преимуществ онлайн-ресурсов для ответственного за отчетность сотрудника (бухгалтера) – это возможность работы сразу по нескольким предприятиям. Это не обязательно должны быть разные компании, а ООО ил ИП в составе одного холдинга.
Электронный способ ведения отчетности имеет и другие преимущества:
- удобство и безопасность хранения документов;
- отсутствие необходимости лично ходить в ведомства;
- быстрый допуск и поиск документов;
- контроль за выполнением документов (приказов, распоряжений);
- увеличение скорости обработки документов;
- прозрачность бизнес-процессов;
- в целом электронный документооборот позволяет сократить расходы предприятия: не только на приобретение расходных материалов, но и освобождение площадей, которые занимают бумажные носители.
