Как навести порядок в документах?

Один из важных этапов наведения порядка – разбор документов. Если вы не делали этого давно или никогда, то задача может оказаться крайне непростой.

На вооружение можно взять советы профессионалов, которые работают с бумагами крупных предприятий и умудряются поддерживать порядок там.

Естественно, что у людей возникает вопрос, можно ли вообще справиться с бумажными завалами своими силами? Если речь идет о крупных компаниях или, к примеру, о передаче документов в государственные архивы при ликвидации компании (читайте об этом здесь: http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy), то без квалифицированной помощи не обойтись. Но если вы планируете навести порядок в домашних документах или бумагах крошечной компании с 2-3 сотрудниками, то вполне реально справиться в одиночку.

Первый шаг – понять принцип систематизации

Прежде, чем вы начнете наводить порядок, нужно определиться с тем, что и как вы планируете хранить. Для этого нужно выделить следующие группы:

• документы бессрочного хранения;
• бумаги, имеющие срок хранения;
• выделить типы по тематике – в случае с домашним архивом это могут быть бумаги, которые принадлежат каждому члену семьи, медицинские, банковские и другие документы, инструкции к бытовой технике, счета и т.д.

Разбор бумаг

Следующий шаг – физическая работа с листами. Их нужно собрать в одном месте, а затем тщательно перебрать, с вниманием относясь к каждому из них.

В процессе работы наверняка выяснится, что многое из того, что вы храните, уже утратило актуальность: гарантии к холодильнику, купленному 15 лет назад, квитанции на оплату квартиры сроком дольше 3 лет, выписки с кредитных счетов, которые вы давно выплатили и т.д. Все это должно отправиться на переработку в макулатуру.

Все, что должно храниться, нужно разделить на группы, в соответствии с принципом, который вы избрали для себя.

Организация архива

Для того, чтобы в бумагах всегда был порядок, удобно использовать папки с файлами, при этом важно, чтобы на один документ приходился один файл. Исключение могут составлять только те листы, которые с большой вероятностью никогда не пригодятся и вы их сдадите в переработку спустя время (например, те же квитанции – их удобно хранить по годам, чтобы после нового года, не разбирая, отправлять в утиль).

Все остальные листы аккуратно разместите в папки. Те документы, которые предполагают хронологию, удобно хранить в хронологическом порядке.

Очень важно подписывать папки и вести каталог, чтобы вам было легко находить нужное.