По общему правилу архив отвечает на запрос в течение 30 дней с момента регистрации, и срок может продлеваться с уведомлением заявителя. С этой цифры удобно начинать расчёт самостоятельного поиска: самая крупная его статья измеряется не деньгами, а календарным временем.
Порядок суммы задают три множителя. Первый: число мест, где жили предки, ведь каждый уезд означает свой архив, свой фонд и свой запрос. Второй: глубина. Для двадцатого века обычно хватает семейных бумаг и записей ЗАГС, которые ведутся с 1918 года, девятнадцатый требует метрических книг и ревизских сказок, восемнадцатый уводит в ревизии, первая из которых началась в 1718 году. Третий: читает ли человек старый почерк сам или платит за это.
Статьи расходов от крупной к мелкой
Деньги и время здесь меняются друг на друга: большинство статей можно либо оплатить, либо отработать самому. Ниже статьи идут по тому, сколько времени они забирают, от большего к меньшему, а деньги у каждой отмечены отдельно. Последней стоит статья, которую редко закладывают заранее. Точных сумм в таком расчёте нет и быть не может: у каждого архива свой прейскурант, а у каждой семьи своя география.
Ожидание ответов
Самая крупная статья по времени, и денег она не требует. Запросы по одной линии идут последовательно: ответ из первого архива подсказывает, куда писать дальше. Три таких звена без продлений укладываются не больше чем в квартал, с продлениями выходит дольше. Распараллелить можно только разные линии, а не шаги внутри одной.
Число звеньев сокращается ещё дома. Инструкции о том, как найти своих предков, не случайно начинаются с домашнего стола: каждое имя, дата и село, взятые из свидетельства, трудовой книжки или подписи на обороте фотографии, убирают из цепочки лишний запрос.
Работа с делами: читальный зал или платный поиск
Запросы социально-правового характера архивы исполняют бесплатно. За родословный поиск во многих архивах берут деньги, а часть из них вместо этого зовёт поработать в читальном зале самому. Здесь выбирают, чем платить: платный поиск стоит денег, читальный зал стоит дней работы с описями и делами. Для самостоятельного поиска в деньгах это самая крупная статья, если работу отдают архиву.
Чтение старого почерка
Записи до 1918 года сделаны по дореформенной орфографии, с ятем и твёрдым знаком на конце слов. Почерки у священников разные, сокращения встречаются на каждой странице, а одно имя пишется по-разному: Иван и Иоанн, Аксинья и Ксения. На то, чтобы читать такие записи уверенно, уходит заметное время. Обойти статью можно, заказав расшифровку, но тогда она переезжает из времени в деньги.
Поездки в архивы других регионов
Архив хранит документы своей территории. Если предки по отцу жили в одной губернии, а по матери в другой, работать придётся с двумя архивами, и каждая поездка добавляет дорогу и проживание. Для того, кто выбрал читальный зал, дорога становится главным денежным расходом. Заменить поездку можно заказом: архив пришлёт копии конкретных дел или проведёт по ним платный поиск, если шифры уже известны.
Копии документов
Самая мелкая из обычных статей и по времени, и по деньгам. Архивы делают копии по своим прейскурантам, а правила съёмки собственным телефоном в читальном зале у каждого свои. Узнать их стоит до поездки, иначе в первый же день придётся переписывать записи от руки. Заметной статьёй копии становятся, только когда речь идёт о десятках дел.
Статья, о которой забывают: повторный путь
Её редко закладывают заранее, потому что появляется она только после ошибки. Однофамилец, принятый за предка, тянет за собой чужую ветку целиком, и обнаруживается это поздно, на противоречии в датах. Из-за перекроенных границ уездов запрос может уйти не в тот архив, и к сроку добавляется ещё одно ожидание ответа.
Где можно сэкономить, а где нельзя
Экономия на одних статьях ничего не ломает, на других оборачивается переделкой. Первые сокращают путь к документу, вторые касаются проверки и учёта находок и отказов.
Без потери результата
Эти меры уменьшают расходы и не трогают качество находок:
- домашний этап бесплатен и сильнее всего уменьшает остальные статьи;
- оцифрованные книги избавляют от части поездок в дальние архивы;
- запросы в один архив по нескольким линиям отправляют вместе, а не по очереди;
- одно-два дела с известными шифрами проще заказать копиями, чем ехать за ними.
Где экономия обходится дороже
На проверке тождества. Совпасть должны место, даты, имена родителей, а лучше и крёстных: одна непроверенная запись уводит поиск в чужой род, и всё, что найдено выше неё, приходится выбрасывать.
На записи шифров. Фонд, опись, дело и лист у каждой находки занимают одну строку, а без них любую страницу придётся искать заново, и показать её другому исследователю будет нечем.
На ответах-отказах. Справка об отсутствии сведений выглядит пустой бумагой, но она доказывает, что в этом фонде искали, и избавляет от повторного запроса туда же.