Экспедирование грузов: как избежать простоев на складе

Груз собран, документы готовы, машина приехала вовремя — кажется, что дальше всё просто. Но задержка может возникнуть ещё до начала перевозки или уже у ворот получателя.

Автомобиль приехал на склад, а пропуск на него не оформили. Машина забрала товар у предприятия, но на выгрузке выяснилось, что склад принимает грузы только до определённого часа. В документах указано одно количество мест, а фактически загрузили другое. Или водитель приехал по правильному адресу, но никто не знает, к каким воротам ему подъезжать.

В большинстве таких случаев проблема не в дороге. Сбой возникает потому, что склад, перевозчик и получатель заранее не согласовали свои действия.

Убедиться, что груз действительно готов

Фраза «груз готов» на разных предприятиях означает разное.

На одном складе коробки уже стоят на паллетах у ворот. На другом продукция произведена, но её ещё нужно упаковать, промаркировать и оформить документы.

Перед подачей автомобиля стоит проверить, всё ли упаковано, известно ли точное количество мест, нанесена ли маркировка, можно ли сразу начинать погрузку и понадобится ли складская техника.

Важно также понимать, кто именно будет передавать груз водителю. Если машина назначена на десять утра, а склад заканчивает подготовку к полудню, два часа простоя возникают ещё до начала рейса.

Особенно важно это для производственных предприятий, где в одной отгрузке участвуют сразу несколько подразделений: производство, склад, бухгалтерия, отдел продаж и логистика. Задержка на одном этапе быстро отражается на остальных.

Согласовать время подачи и пропуск

«Утром» или «после обеда» — слишком расплывчатые ориентиры для склада с пропускным режимом или окнами на погрузку.

Где-то автомобили принимают в порядке живой очереди. Где-то нужно приехать строго к назначенному времени. На некоторых объектах опоздание означает ожидание следующего свободного окна.

Поэтому лучше заранее зафиксировать точное время подачи или хотя бы понятный интервал.

Одновременно нужно уточнить правила въезда. Для оформления пропуска могут понадобиться номер автомобиля и данные водителя. Если эти сведения начинают запрашивать только тогда, когда машина уже стоит перед шлагбаумом, время теряют и склад, и перевозчик.

Те же вопросы стоит заранее выяснить у получателя: когда он принимает грузы, требуется ли пропуск и куда именно должен подъехать автомобиль.

Проверить документы до загрузки

Ошибка в документах иногда задерживает сдачу груза сильнее, чем дорожная пробка.

Перед отправкой нужно сверить документы с тем, что действительно загружают в автомобиль: наименование товара, количество мест, данные отправителя и получателя.

Не менее важно заранее узнать, какие документы ждёт принимающая сторона и какие отметки нужно получить после разгрузки. В одном случае достаточно подписи, в другом потребуется печать, а у крупного склада может действовать свой порядок оформления.

Если требования известны заранее, водителю не приходится после разгрузки выяснять, какой экземпляр кому передать и какой отметки не хватает.

Дать водителю правильные контакты

Одного адреса склада недостаточно.

У водителя должен быть номер сотрудника, который действительно сможет помочь на месте: подтвердить въезд, подсказать нужные ворота, организовать погрузку или принять документы.

Особенно важно проверить контакт получателя. Общий телефон компании или номер из старой заявки мало поможет, если автомобиль уже стоит перед закрытым шлагбаумом.

Если у предприятия несколько корпусов, складов или въездов, лучше сразу указать, куда именно ехать.

Связать действия отправителя, перевозчика и получателя

У каждого участника перевозки своя задача. Отправитель готовит товар и документы, перевозчик забирает груз и доставляет его, получатель принимает товар и подтверждает получение.

Проблемы возникают на стыке этих этапов.

Склад уверен, что документы уже передали водителю. Водитель думает, что часть бумаг отправили получателю по электронной почте. Получатель ждёт оригиналы вместе с грузом. В результате каждый со своей стороны сделал всё правильно, а машина всё равно простаивает и сдача груза затягивается.

Именно в таких ситуациях помогает экспедирование грузов: оно связывает между собой погрузку, перевозку и сдачу, чтобы действия всех участников были согласованы.

Когда у склада и получателя разные правила доступа и приёмки, сопровождение отгрузки помогает заранее согласовать время, документы и порядок сдачи груза.

Поэтому транспортно-экспедиционные услуги особенно полезны там, где недостаточно просто доставить товар из одной точки в другую. Нужно ещё проконтролировать готовность груза, погрузку, документы и его передачу получателю.

Проверить груз при погрузке

Перед закрытием кузова стоит сверить количество мест, проверить маркировку и осмотреть упаковку.

Если коробка, паллета или другая упаковка повреждена, это лучше заметить и зафиксировать ещё на складе отправителя.

Груз должен быть размещён устойчиво и закреплён с учётом его веса и размеров. Если нужны ремни или другое крепление, их устанавливают до выезда.

Всё, что можно проверить на складе, лучше проверить именно там. После нескольких сотен километров пути исправлять ошибку почти всегда сложнее.

Подготовить получателя к приезду машины

Даже если автомобиль идёт точно по графику, это ещё не гарантирует быструю разгрузку.

Перед прибытием нужно подтвердить время приезда, место въезда и контакт сотрудника, который встретит водителя. Стоит также убедиться, что техника для разгрузки готова, а получатель знает, какие документы ему передадут и какие отметки потребуется поставить.

Если дорога занимает много времени, договорённости полезно ещё раз проверить ближе к приезду. За день график склада мог измениться.

Для доставки в крупный город или отправки груза из него это особенно важно, когда автомобиль идёт на крупное предприятие, распределительный центр или склад со своими правилами доступа.

Если при сдаче что-то не совпало

Иногда при выгрузке обнаруживают повреждённую упаковку, недостающее место или другое расхождение.

Такую ситуацию лучше сразу зафиксировать, а не оставлять на уровне устной договорённости.

Нужно отметить состояние груза в документах, при необходимости сделать фотографии и оформить акт, если этого требует ситуация.

Тогда у отправителя, перевозчика и получателя остаётся одинаковое понимание того, что произошло и в каком состоянии груз был передан.

Хорошая перевозка — та, где ничего не приходится решать в последний момент

Машина приезжает в назначенное время. На проходной знают её номер. Груз готов. Документы оформлены. Получатель предупреждён. После разгрузки водитель получает необходимые отметки и едет дальше.

Со стороны такая перевозка выглядит совершенно обычной.

Именно так и должно быть: водителю не приходится ждать у ворот, искать нужного сотрудника или выяснять на месте, каких документов не хватает. Все важные вопросы были решены заранее.