Как подписать документы в КЭДО
Хотите подписывать документы бесплатно и в один клик? Это можно делать по ссылке - https://dobyto.ru/sign/
Основная функция кадрового ЭДО – подписание документов. Участвовать в этом будет директор вашей компании, кадровики и другие сотрудники, подключенные к сервису. Для работы с документами нужны электронные подписи. Руководитель обязан использовать УКЭП. Рядовым сотрудникам вашей фирмы достаточно оформить простую или неквалифицированную электронную подпись.
Средства подписания документов в КЭДО
Чтобы организовать кадровый документооборот, вашей компании нужно утвердить инструкции, положения и иные локальные акты. Их будут применять кадровики, специалисты бухгалтерии и других отделов, рядовые сотрудники. Для подписания электронных документов вам нужны:
- технические устройства (компьютер, ноутбук, смартфон и т.д.);
- программа, система или сервис КЭДО, где и будет вестись работа с документами;
- электронная подпись (УКЭП, УНЭП или ПЭП).
Естественно, для подписания нужен и сам документ. Его можно оформить «с нуля», на основе шаблонов или с использованием конструктора сервиса «Добыто».
Работники подписывают документы простой или неквалифицированной подписью. Их можно выпустить прямо в сервисе КЭДО. Далее пользователь будет получать и отправлять документы из личного кабинета. Для специалистов кадровой службы вам достаточно выпустить УНЭП. А вот на руководителя компании обязательно получите усиленную квалифицированную подпись. Для этого необходимо обращаться в удостоверяющие центры ФНС.
Кто участвует в подписании документов
Многие документы по кадрам вступают в силу после подписания одним лицом. Например, директор ставит подпись на приказе о приеме на работу, а сотрудник – в заявлении на отпуск. Если требуется ознакомление с документом, его можно вручить лично под роспись или загрузить в КЭДО.
Сотрудник, подключенный к сервису КЭДО, подписывает документы в личном кабинете. Особых сложностей в освоении этих функций не возникнет. Но в моей практике были и забавные эпизоды:
- несмотря на подключение к КЭДО, сотрудники пытались «изобразить» свою подпись в документе через графические средства;
- некоторые работники сканировали живую подпись из какого-либо документа и просто копировали ее в заполненный шаблон.
Естественно, такие действия не имеют ничего общего с надлежащим подписанием электронного документа. Для этого система КЭДО использует связку ключ/сертификат. Так можно подтвердить и проверить личность стороны документа. По мере необходимости, можно настроить графическое отображение ЭЦП (к примеру, такое функции предлагает текстовой редактор «Word»). Но это никак не изменит статус и юридическую силу документа. ЭЦП представляет собой набор зашифрованных сведений. Они прикрепляются к документу, в том числе в виде отдельного файла.
Хотите знать больше о правилах подписания документов в КЭДО? Обращайтесь в службу поддержки сервисы «Добыто». Контакты для связи: +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал - https://t.me/dobyto.
