Наверх

Особенности электронного документооборота

Электронный документооборот сегодня подключает все большое количество компаний. Причем, чем они больше, тем удобнее работать именно через ЭДО, значительно облегчающий работу бухгалтера, кадровика и прочих специалистов.

Что представляет собой электронной документооборот?

Главными участниками ЭДО является отправитель, получатель и оператор. Компания не ограничена в выборе самого оператора, предоставляющего такие услуги. В целом, принцип работы у них схож: подключая услуги оператора, пользователю открывается доступ в виртуальный личный кабинет или программу с индивидуальным ключом доступа, в которых можно:

  • отправлять документы контрагентам и в госорганов, подписывая их электронной подписью;
  • получать входящие документы;
  • заводить личные карточки контрагентов;
  • отправлять запросы в госорганы по установленной форме;
  • своевременно и в правильном виде сдавать отчётность;
  • отслеживать все этапы работы с документом внутренних и внешних служб;
  • минимизирует ошибки в работе, которые могут стать критичными и повлечь штрафы.

Более того, порядок ведения ЭДО позволяет компании экономить, исключая необходимость закупки бумажных и пишущих принадлежностей.

Основной сложностью, с которой может столкнуться отправитель и получатель документов, является работа через разных операторов. Что делать в этом случае? Правильным решением будет настроить роуминг данных, то есть вам не придется переключаться на другого оператора ЭДО, с которым работают ваши контрагенты, а за дополнительную плату настроить так называемую переадресацию. В целом, компания может пользоваться разными операторами в рамках одной деятельности, подключив их для различных отделов.

Помимо работы с внешними получателями значительно упрощается взаимодействие внутри самой компании, т.к. можно направлять документы в другой филиал или представительство, даже если они находятся в другом регионе страны.

При работе с электронными документами пользователям необходимо:

  1. своевременно продлевать действие своей электронной подписи. Она выпускается и перевыпускается самим оператором ЭДО по запросу и может быть записана на рабочий компьютер или отдельный токен (флеш-карту);
  2. настроить интеграцию с уже установленной бухгалтерской программой;
  3. проверить возможность доступа с мобильных устройств, если необходимо;
  4. поддержка сразу нескольких учётных записей сотрудников.

Если ещё не всё ваши контрагенты перешли на работу с электронными документами, то можно параллельно пользоваться бумажными документами.

Помимо компаний ЭДО может пользоваться и физлицо, например, направляя запрос или декларации в налоговую. Для этого потребуется простая электронная подпись. Документы направляются непосредственно через личный кабинет с прикреплением сканов документов или контейнеров, предварительно сформированным в соответствующей программе.

Размещение рекламы в газете «Pro Город»
+7(987)-156-00-63
Связаться с редакцией
progorodsamara@progorodsamara.ru
+7(987)-905-00-63
Отдел службы распространения:
+7(987)-156-00-63
Размещение рекламы на сайте
8 (917) 153-99-44
sales@progorodsamara.ru
Смотреть прайс-лист

При использовании материалов новостного портала progorodsamara.ru гиперссылка на ресурс обязательна, в противном случае будут применены нормы законодательства РФ об авторских и смежных правах. Редакция портала не несет ответственности за комментарии и материалы пользователей, размещенные на сайте progorodsamara.ru и его субдоменах.

Наименование: сетевое издание PROGORODSAMARA (ПРОГОРОДСАМАРА) Учредитель: ООО «Город Самара». Главный редактор: Борисов Игнат Сергеевич (progorodsamara@progorodsamara.ru, +7 (987) 905-00-63). Адрес редакции: 443013, Самарская область, г. Самара, Московское шоссе, дом 4, корпус 15, офис 703-704 Свидетельство о регистрации СМИ: ЭЛ № ФС 77 - 65325 от 12 апреля 2016г. выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Возрастная категория сайта 16+
Городской портал Самары — ProGorodSamara.ru © 2009-2014
Портал работает по технологии «ProSmi» © 2012-2014
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика