Особенности электронного документооборота
Электронный документооборот сегодня подключает все большое количество компаний. Причем, чем они больше, тем удобнее работать именно через ЭДО, значительно облегчающий работу бухгалтера, кадровика и прочих специалистов.
Что представляет собой электронной документооборот?
Главными участниками ЭДО является отправитель, получатель и оператор. Компания не ограничена в выборе самого оператора, предоставляющего такие услуги. В целом, принцип работы у них схож: подключая услуги оператора, пользователю открывается доступ в виртуальный личный кабинет или программу с индивидуальным ключом доступа, в которых можно:
- отправлять документы контрагентам и в госорганов, подписывая их электронной подписью;
- получать входящие документы;
- заводить личные карточки контрагентов;
- отправлять запросы в госорганы по установленной форме;
- своевременно и в правильном виде сдавать отчётность;
- отслеживать все этапы работы с документом внутренних и внешних служб;
- минимизирует ошибки в работе, которые могут стать критичными и повлечь штрафы.
Более того, порядок ведения ЭДО позволяет компании экономить, исключая необходимость закупки бумажных и пишущих принадлежностей.
Основной сложностью, с которой может столкнуться отправитель и получатель документов, является работа через разных операторов. Что делать в этом случае? Правильным решением будет настроить роуминг данных, то есть вам не придется переключаться на другого оператора ЭДО, с которым работают ваши контрагенты, а за дополнительную плату настроить так называемую переадресацию. В целом, компания может пользоваться разными операторами в рамках одной деятельности, подключив их для различных отделов.
Помимо работы с внешними получателями значительно упрощается взаимодействие внутри самой компании, т.к. можно направлять документы в другой филиал или представительство, даже если они находятся в другом регионе страны.
При работе с электронными документами пользователям необходимо:
- своевременно продлевать действие своей электронной подписи. Она выпускается и перевыпускается самим оператором ЭДО по запросу и может быть записана на рабочий компьютер или отдельный токен (флеш-карту);
- настроить интеграцию с уже установленной бухгалтерской программой;
- проверить возможность доступа с мобильных устройств, если необходимо;
- поддержка сразу нескольких учётных записей сотрудников.
Если ещё не всё ваши контрагенты перешли на работу с электронными документами, то можно параллельно пользоваться бумажными документами.
Помимо компаний ЭДО может пользоваться и физлицо, например, направляя запрос или декларации в налоговую. Для этого потребуется простая электронная подпись. Документы направляются непосредственно через личный кабинет с прикреплением сканов документов или контейнеров, предварительно сформированным в соответствующей программе.
