Как качественно организовать мероприятие: пособие для чайников
Грядет праздник - корпоратив, свадьба, Новый год, день рождения? И у вас для этого, допустим, осталось 3 дня. Progorod решил представить в своём воображении ситуацию, и рассчитать, как все успеть.
На своем примере мы рассмотрим подготовку новогоднего корпоратива.
День 1: Среда
Вы встаете утром в 7:00, впохыхах собираетесь на работу… - и тут незаметно проходит весь день. Вы оказываетесь дома и тщательно вспоминаете, что же сегодня сказал вам ваш начальник...
Ну что-ж, тогда приступаем к действиям. Смотрим список ниже:
1. Разошлите приглашения.
Для чего мы это делаем так сразу? А именно для того, чтобы точно заставить себя все организовать.
Открывайте почту, социальные сети, в конце концов разрежьте лист А4 на части и напишите место, время, день… Стоп!
- «Мы же не определились с местом?!» - скажете Вы.
2. Определитесь с местом.
Действительно, первоначально стоит подумать: а чего вы хотите? Можно сделать домашний уютный праздник дома, в любимом офисе, в лесу на полянке (особенно если позволяет погода), на турбазе, на пляже, на конной базе, на крыше… Вариантов в мегаполисе предостаточно.
Мы выбрали самый простой и доступный вариант проведения - скромное торжество в офисе. Экономим на аренде, на времени поиска места (т.к бронь за неделю зачастую невозможна), а вырученные средства вкладываем на шик и подарки для сотрудников.
Тем более, сотрудники организации будут чувствовать себя комфортно в знакомом месте, где проще провести все «под свой лад». По крайней мере, не придется спорить с коллегами, какое же место будет всем по душе.
Договариваемся с начальством, получаем согласование — всё, теперь можно заниматься деталями праздника.
3. И всё-таки, разошлите приглашения.
Но на сегодня не всё. Надо разослать приглашения. Пишем на каждом имена приглашенных, добавляем красивые узорчики, пишем место и время (к счастью, мы это уже выяснили).
Бумажные приглашения можно раздать вживую, если видите человека ежедневно, можно передать через кого-то, подбросить в почтовый ящик.
Но если все-таки с человеком встретиться или передать не получится, отправьте свое приглашение через месседжер. Для месседжеров проще всего сделать приглашения в графическом редакторе. Кстати, это даже проще и удобнее, потому что их можно и распечатать, и отправить сообщением, а если есть трудности с исполнением на бумаге — в редакторе много предлагаемых вариантов.
Варианты, где можно сделать пригласительные онлайн:
Мы решили оформить приглашения вот так:
Пора ложиться спать. Завтра будем продолжать работу.
День 2: Четверг
Просыпаемся, умываемся и в путь: на работе нас ждет следующий мыслительный процесс.
1. Соберите команду, кто вам поможет в организации.
Теперь можно испугаться и действительно приступить к подготовке праздника, чтобы потом не было неудобно перед коллективом. Нужно собрать команду, которая поможет вам организовать мероприятие. Это может быть кто-то из коллег, специалисты по кухне, аниматоры, ди-джеи — или все вместе. Мало ли кто пригодится на вашем празднике. Даже если вы решили организовать праздник полностью самостоятельно, наличие команды неизбежно — ведь кто-то будет вас кормить, веселить и так далее.
Рассматривая наш пример, можем сказать, что большое желание появилось провести новогодний праздник, наполнив его различными заданиями и квестами для сотрудников, чтобы вовлечь всех сотрудников в процесс и создать интерес. Для этого собралась команда из трех человек, которая придумала провести танцевальный мастер-класс, комедийную викторину и поставить сценку на тему Нового года.
Также мы для себя решили, что нам на праздник нужен кейтеринг, чтобы и вкусно празднично поесть, и повеселиться от души без забот на кухне. Кейтеринг — выездное ресторанное обслуживание под ключ. На ваш праздник в любое место приедет кухня, которая помимо готовых блюд сможет привезти вам алкогольные и безалкогольные напитки, мебель, текстиль и посуду под аренду.
Да и к тому же, это намного дешевле, чем организовывать торжество в ресторане.
2. Подберите подходящего исполнителя под вашу задумку.
Мы выбрали ресторан «Дом 68» как специалистов, которые проведут нам кейтеринг. Нам показалось, что это подходит нам больше всего. Когда доверяешь такие дела профессионалам, на душе становится спокойнее, что все пройдет гладко.
Партнеры нашей компании очень рекомендовали этот ресторан как представителей кейтеринга. Приемлемые цены, вкусная еда, разнообразие винной карты — это как раз подходит нам под наши запросы.
Тем не менее, теперь нужно точно уточнить свои интересы при общении с исполнителями.
Давайте разберемся, какие данные важны?
- ориентировочный бюджет;
- количество приглашенных;
- дата и время проведения торжества;
- формат мероприятия;
- предпочтения в еде.
Ресторан «Дом 68» предлагает нам выбор блюд и услуг: фуршет, кофе брейк, пикник, барбекю, сладкий стол, коктейль. Мы решили пойти по более традиционному пути и заказали фуршет. Так у гостей будет разнообразие в виде разных закусок и возможность свободно перемещаться по территории офиса. Для новогоднего корпоратива это самый подходящий вариант.
Наша задача — досконально объяснить, что мы хотим, задача ресторана — сделать все четко и профессионально. Можем сказать, что ресторан Дом 68 с этой задачей прекрасно справился.
3. Организовать репетицию новогоднего праздника.
Задачи расставлены, дело отдано в руки профессионалам. Нам лишь остается порепетировать с сотрудниками сценарий и идти отдыхать домой перед завтрашним корпоративом.
День 3: Пятница
Предвкушение праздника задает хороший ритм рабочему дню. Коллеги радостно обсуждают, что сегодня сокращенный рабочий день. А мы спокойно ждем праздника: кейтеринг собран, кабинет украшен, ёлку поставили. Нам больше не о чем беспокоится.
Если вы хотите организовать у себя на празднике кейтеринг, обращайтесь в ресторан "Дом 68".
Подробную информацию можно узнать на сайте: http://dom68restaurant.ru/
или по телефону: +7 (846) 207-50-68
