Как самарским компаниям подготовиться к налоговой проверке?

Компания «Консультант Самара»:

Выездную налоговую проверку нельзя назвать самой приятной процедурой для любой компании (предпринимателя). Впрочем, не следует воспринимать ее и как катастрофу. Что можно утверждать однозначно: проверка не должна застать бухгалтера врасплох.

Как оценить вероятность скорой проверки

Не секрет, что Федеральная налоговая служба уже давно разработала и активно применяет Концепцию системы планирования выездных налоговых проверок (утв. Приказом ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@, далее - Концепция). Документ содержит не только показатели, по которым налоговый орган анализирует деятельность налогоплательщиков и отбирает "победителей" для личной встречи в их офисах, но и критерии, по которым компании могут самостоятельно оценить риск появления на пороге визитеров из налоговой инспекции.

Примечание. См. статью "Обыск и изъятие документов: что делать" на с. 19.

Если сгруппировать перечисленные в Концепции критерии, можно выделить несколько блоков:

1) показатели компании отличаются от средних по отрасли:
- налоговая нагрузка налогоплательщика ниже ее среднего уровня по отрасли;
- уровень зарплаты работников ниже среднего уровня по отрасли;
- значительное отклонение уровня рентабельности по данным бухгалтерского учета от уровня рентабельности для соответствующей сферы деятельности;

2) бизнес имеет низкую рентабельность:
- в бухгалтерской или налоговой отчетности отражаются убытки на протяжении нескольких налоговых периодов;
- расходы компании растут быстрее доходов;
- расход индивидуального предпринимателя максимально приближен к сумме его дохода, полученного за календарный год;

3) наблюдается рисковый уровень суммовых порогов:
- значительные суммы налоговых вычетов за период;
- в случае применения специальных налоговых режимов - неоднократное приближение к предельному значению показателей, установленных НК РФ для права применения этого режима;

4) поведенческие риски:
- использование посредников (построение "цепочки контрагентов") в отсутствие деловой цели;
- непредставление налоговому органу пояснений на уведомление налогового органа о выявлении несоответствия показателей деятельности или запрашиваемых документов;
- неоднократная смена адреса - "миграция" между налоговыми органами;
- ведение деятельности с высоким налоговым риском.

Помимо анализа показателей о возможной скорой налоговой проверке могут говорить такие факты, как поступление контрагентам запросов о предоставлении документов о налогоплательщике и по определенным сделкам, вызов налогоплательщика в инспекцию для дачи пояснений о причинах наличия убытка, причинах низкой налоговой нагрузки.

Поэтому, если вероятность налоговой проверки вы оцениваете как высокую, затягивать с приведением дел в порядок не стоит.

Сани летом

Прежде всего, изучите НК РФ. Права и обязанности налогоплательщика содержатся в ст. ст. 21 и 23, налоговых органов - в ст. ст. 31 и 32, а порядок осуществления налогового контроля - в ст. ст. 89 - 100 НК РФ. Знание норм закона придаст вам уверенности при взаимодействии с проверяющими и поможет определиться с тактикой подготовительных действий.

Так, например, закон предоставляет инспектору право при проведении налоговой проверки входить на территорию и в помещения компании, осматривать их, истребовать и изымать документы, допрашивать свидетелей, привлекать экспертов и специалистов и т.д. Учитывая это, для подготовки к проверке можно наметить определенные ориентиры, о которых мы поговорим ниже.

Инвентаризация документов

Безусловно, основной "удар" примут на себя документы налогоплательщика. Стоит ли говорить, что они должны быть безупречны?

Примечание. См. статью "Готовим документы для налоговиков" на с. 56 журнала N 11, 2015.

В первую очередь необходимо убедиться, что у вас есть оригиналы учредительных документов, регистрационных (о постановке на учет в налоговом органе, внебюджетных фондах), разрешительных (если деятельность компании подлежит лицензированию или требует аккредитации), правоустанавливающих документов на имущество организации, документов об избрании, назначении на должность генерального директора и главного бухгалтера.

Проверьте наличие учетной политики, ее соответствие законодательству и фактически применяемым принципам ведения налогового учета, соответствует ли учетной политике порядок документооборота, применяемый в организации.

Обратите особое внимание на наличие договоров с контрагентами. Если электронный документооборот в компании не практикуется, все договоры, дополнительные соглашения, акты, накладные должны быть у вас в письменной форме.

К сведению. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами.

Разумеется, текст договора может сыграть ключевую роль, например, в споре с контрагентом. Но если операция совершена, а соглашения в виде единого текста у вас нет, то нельзя говорить об отсутствии договора в принципе. Обосновать свою позицию вам поможет ст. 434 ГК РФ: "договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору".

Иными словами, такой набор документов, как переписка сторон, платежные поручения об оплате, акты или накладные, уже является договором, если там есть все существенные условия для такого вида сделок (например, наименование и количество товара, наименование и сроки выполнения работ и т.д.).

Примечание. В следующем номере читайте статью о том, является ли договор первичным учетным документом.

Проведите ревизию первичных документов (актов, накладных) на предмет полноты их заполнения, наличия в них необходимых подписей и печатей, сквозной нумерации, соответствия ваших экземпляров документов экземплярам контрагентов. Может быть полезным известить стратегических партнеров о грядущей проверке и сверить с ними данные учета и наличие документов.

Под особый контроль возьмите инвентаризацию книг покупок и продаж, а также зарегистрированных в них счетов-фактур. Эти документы:

во-первых, должны быть в наличии;
во-вторых, не должны иметь ошибок и пустот;
в-третьих, должны соотноситься друг с другом и с данными налоговой декларации;
в-четвертых, их подписанты должны иметь соответствующие полномочия (для этого следует проверить содержание и срок действия доверенностей, срок полномочий руководителя).

Отдельного внимания требуют и документы по расходам, принятым к налоговому учету. Все ли суммы "закрыты" документами? Соответствуют ли таковые требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), являются ли они достаточным документальным подтверждением понесенных расходов?

Организуйте кадровый аудит, чтобы проверить наличие и правильность составления трудовых договоров, кадровых приказов, локальных нормативных актов, а также срок действия коллективного договора. Это поможет бухгалтеру обосновать расходы на оплату труда.

Заметьте, что под документом подразумевается его подлинник. Копия (даже удостоверенная нотариусом) не является необходимым документом.

При получении требования налогового органа о предоставлении копий документов компании необходимо будет заверить их надлежащим образом. Налоговый кодекс РФ и подзаконные акты Минфина и ФНС России не содержат правил удостоверения копий. На практике на копии документа проставляется штамп "Копия верна" (в отсутствие штампа такая надпись может быть сделана от руки), подпись руководителя (или лица, уполномоченного доверенностью) с расшифровкой, печать (при наличии), дата заверения. Оригинал документа предоставляется проверяющим только для ознакомления и не может быть изъят у налогоплательщика без мотивированного постановления о выемке (ст. 94 НК РФ).

Примечание. О том, как правильно заверять документы, читайте в статье "Готовим документы для налоговиков" на с. 56 журнала N 11, 2015.

Сосредоточившись на инвентаризации бумажных документов, не упустите из виду такой важный аспект, как инвентаризация файлов. Если применительно к бумажным документам проверяется их наличие и правильность заполнения, то в отношении электронной информации проверка имеет противоположную цель - лишняя информация, не предназначенная для посторонних глаз, должна быть удалена.

Примечание. См. статью про изъятие документов на с. 19.

Проверка контрагентов

В большинстве случаев отказ в применении вычетов по НДС и учете затрат в составе расходов при расчете налога на прибыль связан с неблагонадежностью поставщиков и подрядчиков. Поэтому работу по сбору документов, подтверждающих вашу должную осмотрительность, следует вести постоянно. В преддверии налоговой проверки собрать достаточный объем документов, скорее всего, будет затруднительно.

Примечание. Подробнее о проверке контрагентов читайте статью "Как защитить себя от недобросовестного партнера: анализ судебной практики" на с. 52 журнала N 10, 2016.

Как известно, основными нарушениями в этой сфере налоговые органы называют приобретение товаров, работ, услуг у фирм-"однодневок". Обезопасить себя можно, заблаговременно собрав документы, подтверждающие, что вы:

- изучили рынок до совершения сделки и нашли условия, предлагаемые контрагентом, наиболее приемлемыми для компании;
- ознакомились с учредительными и разрешительными документами контрагента;
- проверили данные о партнере в открытых реестрах на сайте ФНС России (https://egrul.nalog.ru/). Желательно сделать скриншоты интернет-страниц;
- убедились в личном подписании договора руководителем контрагента;
- проводили переговоры и вели переписку как до заключения договора, так и в процессе его исполнения.

Наличие экономической обоснованности (деловой цели) сделок

В сфере налоговых отношений теоретически действует презумпция добросовестности налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ). Это означает, что правовой защитой пользуются налогоплательщики, которые в полном объеме несут свое налоговое бремя. Лица, недобросовестно выполняющие свои налоговые обязанности, не могут пользоваться теми же правами, что и законопослушные налогоплательщики. При этом лицо, привлекаемое к ответственности, не обязано доказывать свою невиновность в совершении налогового правонарушения.

Напротив, доказать факт нарушения и виновность налогоплательщика обязаны налоговые органы.
Однако на практике этот принцип действует с точностью до наоборот.

В частности, предприниматели обладают самостоятельностью при осуществлении своей деятельности и действуют на свой риск. Контролирующие органы и суды не призваны проверять экономическую целесообразность решений, которые принимают организации. Тем не менее при проведении контроля устанавливается наличие разумных причин (деловой цели) в действиях налогоплательщика. То есть оцениваются обстоятельства, свидетельствующие о его намерениях получить экономический эффект от сделки, от деятельности. Далее перспектива спора с налоговым органом зависит от активности компании.

"Налоговая выгода не может рассматриваться в качестве самостоятельной деловой цели" - эту аксиому высказал Пленум ВАС РФ еще в 2006 г. (см. Постановление от 12.10.2006 N 53). В то же время нередки случаи, когда налогоплательщики не могут представить экономическое обоснование совершенной сделки, деловая цель которой с первого взгляда явно не прослеживается.

Например, изучив документы, налоговая инспекция может прийти к выводу, что компания имитирует хозяйственную деятельность путем заключения договоров с взаимозависимыми лицами, создает искусственный документооборот в отсутствие экономического смысла, заявленные хозяйственные операции не носят реального характера, а совершаются для снижения налоговых обязательств.

Примечание. См. статью "Взаимозависимость, аффилированность, связанные стороны: разбираемся в понятиях" на с. 20 журнала N 5, 2014.

Суды в налоговых спорах оценивают всю совокупность обстоятельств: наличие взаимозависимости сторон, реальность проведения операций, возможность выполнения контрагентом работ (наличие соответствующей техники, персонала, разрешительной документации), факт оплаты, наличие и оформление первичных документов и счетов-фактур, уплату контрагентом налогов и т.п.

Учитывая складывающуюся практику, организации в ожидании налоговой проверки следует запастись документами, которые подтверждают проявление должной степени осмотрительности при выборе контрагентов, а также наличие деловой цели, экономической обоснованности в привлечении контрагентов и приобретении результатов работ или оказываемых ими услуг; реальное выполнение контрагентами спорных операций и оказание услуг, добросовестность контрагентов в части исполнения налоговых обязательств; наличие у контрагентов соответствующих материальных, трудовых ресурсов, помещений и оборудования, необходимых для исполнения обязательств по заключенным с налогоплательщиком сделкам.

Подготовка помещений

Как именно следует подготовить офис к визиту проверяющих, можно понять, ознакомившись с правами инспекции (п. 13 ст. 89 и ст. 91 НК РФ). Должностные лица налоговых органов вправе иметь доступ на территорию и в помещения налогоплательщика, осматривать их при необходимости.

В связи с этим на территории и в помещениях компании (или предпринимателя) должны находиться только те документы и то имущество, наличие которых юридически и логически обосновано и целесообразно для ведения их деятельности.

Судьба документов, не имеющих отношения к проверяемому лицу, будет аналогична судьбе лишних файлов - их необходимо удалить из офиса и производственных помещений. Этот же принцип распространяется на печати, штампы, образцы продукции, рабочие места сотрудников других организаций (в том числе входящих в одну группу). В офисе компании, которая готовится к налоговой проверке, должны храниться только ее документы и имущество.

По общему правилу (ст. 89 НК РФ) выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика. Если у компании нет возможности предоставить инспекторам помещение, то проверка может быть проведена по месту нахождения налогового органа. С одной стороны, организация может выбрать место дислокации проверяющих, если воспользуется этой нормой. С другой стороны, просьбу перенести проверку в стены инспекции налогоплательщик должен обосновать.

Классический вариант проведения налоговой проверки - на территории налогоплательщика. В этом случае целесообразно будет предоставить инспекторам отдельное помещение, расположенное таким образом, чтобы исключить свободное передвижение проверяющих по офису и возможность утечки информации. Чем более полная техническая и бытовая экипировка предоставлена проверяющим, тем меньше поводов возникнет у них для путешествий по другим кабинетам компании в поисках сотрудников бухгалтерии, IT-специалистов и т.д. Разумным будет даже выделить на период проверки прошедшего соответствующий инструктаж сотрудника бухгалтерии, который разместится в одном кабинете с налоговиками и станет обеспечивать их коммуникации с персоналом и приносить в кабинет затребованные документы.

Обратите внимание, что местом нахождения компании считается то, где находится ее руководитель. Понятий "юридический", "почтовый" или "фактический адрес" законодательство не содержит. Если эти адреса не совпадают, внесите в ЕГРЮЛ соответствующие изменения.

Инструктаж персонала

К визиту налоговиков следует подготовить и сотрудников организации. Свободного общения проверяющих с работниками компании лучше не допускать. Правильным решением будет поручить взаимодействие с инспектором одному или нескольким сотрудникам, имеющим знания в области налогов, юриспруденции и опыт прохождения налоговых проверок.

Однако нельзя сбрасывать со счетов право налогового органа допрашивать свидетелей. Показания сотрудников в этом случае не должны противоречить друг другу и информации, содержащейся в документах.
Для этого персоналу компании нужно рассказать о потенциальной проверке и проинструктировать относительно ситуаций, которые могут произойти во время ее проведения, в том числе о том, в каких случаях работники должны будут дать свои показания, а в каких они могут отказаться предоставлять налоговым инспекторам какие-либо пояснения.

Желательно проработать и ключевые принципы интервью с проверяющим: показания сотрудников должны быть основаны только на фактах, какие-либо личные выводы, предположения относительно обстоятельств необходимо исключить. Ответы должны быть как можно более краткими и прямыми и относиться только к поставленному вопросу. Показывать свою широкую осведомленность в делах фирмы в такой ситуации будет не только неуместно, но и в некоторых случаях небезопасно.

Оценка уязвимости делового профиля

Интернет-сайт, рекламные материалы, фирменные бланки, публичные аккаунты топ-менеджеров в соцсетях - это значительный массив информации о компании. В них могут быть сведения, которые будут являться преимуществом на рынке товаров, работ и услуг, но одновременно сработают во вред организации при налоговой проверке.

Например, информация о принадлежности компании к определенной группе, о руководящей роли материнской компании в деятельности фирмы, о реализации товаров под чужим брендом, о позиционировании фирмы как части (подразделения) другой компании раскроет степень зависимости налогоплательщика или подтолкнет проверяющих к мысли об искусственном дроблении бизнеса, не имеющем деловой цели, что может повлечь негативные последствия при проведении налогового контроля.

Учитывая подобные риски, не будет лишним еще раз критически просмотреть открытые ресурсы, на которых компания представляет сведения о себе, фирменную документацию, содержание рекламы, стиль деловой переписки, оформления помещений, степень раскрытия деловых связей, личностей собственников, топ-менеджеров и другой общедоступной информации.

В заключение хотелось бы отметить, что нередко восстановить некоторые документы, припомнить обстоятельства, изменить ход событий по прошествии времени уже невозможно. Поэтому самым надежным способом подготовки компании к проверке остается постоянное внимание к деталям и содержание в порядке документов, электронной информации, досье контрагентов, регулярный инструктаж персонала. Это позволит налогоплательщику снизить налоговые риски и поможет оспорить решение налогового органа, если такая необходимость возникнет. Для профессиональной оценки налоговых рисков организации можно воспользоваться опытом специалистов и провести налоговый аудит компании, что поможет не только обойти острые углы во время проведения проверки и построить линию защиты в дальнейшем, но и выявить налоговые резервы организации.

Есть вопросы? Наши профессиональные бухгалтеры, юристы, кадровики и специалисты по госзакупкам с удовольствием Вам помогут! Звоните 8(846)989-3-777 или заходите на наш сайт