Обзор возможностей автоматизированных систем делопроизводства

Делопроизводство — комплексное понятие, которое охватывает ведение канцелярии, а также движение и учет документов. Сегодня многие организации переходят на электронное делопроизводство.

Один из самых распространенных в России продуктов для автоматизации делопроизводства — СЭД ТЕЗИС. Этот продукт на рынке с 2010 года, помимо модуля для делопроизводства и канцелярии содержит функциональность для управления задачами и работы с документами. На примере СЭД ТЕЗИС покажем, какие функции могут взять на себя автоматизированные системы делопроизводства.

Возможности систем делопроизводства:

• Регистрация документов

Автоматизированные системы делопроизводства позволяют эффективно организовать регистрацию входящих и исходящих писем, договоров и внутренних документов. Нумераторы в СЭД ТЕЗИС можно настроить, чтобы они соответствовали принятому в организации формату. Также в систему встроен механизм, не позволяющий зарегистрировать один и тот же документ два раза. Для удобства оцифровки бумажных оригиналов документов поддерживается загрузка путем потокового сканирования. Сервис распознавания текстов документов позволяет хранить не просто изображение, а файл в редактируемом формате.

• Учет и контроль движения документов

Системы электронного делопроизводства помогают обеспечить прозрачность на протяжении всего жизненного цикла, от его создания и поступления до списания.

• Хранение и поиск документов

В СЭД ТЕЗИС можно организовать архив для хранения электронных документов и информации о месте хранения бумажных документов. Также предусмотрены фильтры, которые помогут быстро выгрузить нужные документы, а также интеллектуальный поиск по различным параметрам, включая любые слова из текста документа.

Преимущества автоматизации делопроизводства

Какую выгоду получит организация при переходе с бумажного делопроизводства на электронный формат. В первую очередь, это сведение к минимуму риска потери документов или ошибок, возникающих из-за человеческого фактора. Представьте ситуацию, когда важный документ был случайно выброшен при уборке кабинета. С автоматизированной системой делопроизводства такого не произойдет. Кроме того, программы сэкономят время сотрудников и избавят их от лишней работы. При бумажном делопроизводстве для поиска документа нужно было просмотреть несколько ящиков стола или каталогов на полках, а в системе достаточно ввести ключевые слова в поисковую строку. При этом программные продукты с гибкими настройками позволяют учитывать особенности ведения делопроизводства, принятые в каждой конкретной организации.