"Утечка" ГСМ по вине сотрудника: как выявить и как оформить

Суммы разового ущерба могут колебаться от незначительных до достаточно серьезных значений. Но несомненно, что даже небольшие кражи за длительный период времени складываются в очень крупные убытки организации. И первоочередной задачей бухгалтерии является предотвращение как разовых прецедентов, так и систематических преступных действий.

Какие факторы могут свидетельствовать о том, что совершаются хищения?

В отношении водителя первую очередь об этом может говорить систематический необоснованный перерасход бензина, "дизельки" или газа.

Не секрет, что фактический расход топлива колеблется, и достаточно существенно в зависимости от времени года, конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемых топлив, массы автомобиля в снаряженном состоянии и других факторов. Вывести точную норму расхода исходя из повышающих (понижающих) коэффициентов, корректирующих влияние вышеперечисленных факторов, достаточно сложно.

К примеру, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (Письмом Минюста России от 21.09.2009 N 03-2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств) устанавливает возможность повышения норм при работе автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:
- от 300 до 800 м - до 5% (нижнегорье);
- от 801 до 2 000 м - до 10% (среднегорье) и т.п.;
- от 2 001 до 3 000 м - до 15% (высокогорье);
- свыше 3 000 м - до 20% (высокогорье).

Сложно представить ситуацию, когда водитель по ходу движения отслеживает по специальному прибору - высотомеру постоянно меняющуюся высоту трассы над уровнем моря, останавливаясь, засекая в тетрадочке значения спидометра, а потом по приезде составляет большую таблицу, в которой скрупулезно рассчитывает, какое расстояние при какой высоте он ехал.

В практической деятельности в путевых листах будут некие усредненные значения, что будет приводить к возникновению отклонений нормативных данных от фактических. Однако такие расхождения не должны быть большими (в пределах установленных для его эксплуатации норм) и систематическими.
В противном случае это первый и самый основной, хоть и не единственный, сигнал о том, что что-то у шофера не в порядке.

Признаками того, что что-то не в порядке на хранилищах ГСМ, могут стать большие расходы предприятия по данной статье, халатное оформление документации, допуск посторонних личностей в места хранения ценностей, недостачи при инвентаризации и т.п.

Еще одним звонком может стать жизнь "на широкую ногу" без наличия внятных объяснений источников средств. Хотя этот фактор в отношении кражи ГСМ водителями может помочь не сильно, поскольку, как правило, масштабы хищений не позволяют обеспечить роскошный образ жизни. Тем не менее иногда и этот признак заставляет руководителей насторожиться. В отношении складских работников этот фактор может служить прекрасной "лакмусовой бумажкой", выявляющей проблемные зоны.

Однако сразу стоит предупредить, что никаких контрмер к работнику на основании только одних подозрений применить не удастся. И это обоснованно. Иначе средство борьбы за справедливость очень быстро может превратиться в средство закабаления работников.

Трудовой кодекс РФ предусматривает возможность уволить работника по инициативе работодателя в случае совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (подп. "г" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Наличие всего лишь подозрения не является, как вы видите, основанием для увольнения. Более того, даже возбуждение уголовного дела до момента появления приговора (постановления) суда, к тому же вступившего в силу, также не даст возможность уволить нечистоплотного специалиста.

Отстранить от работы тоже не получится. Статья 76 "Отстранение от работы" Трудового кодекса РФ не предусматривает возможности отстранения на основании подозрений, на основании возбуждения уголовного дела. В результате работодатель вынужден держать на работе недобросовестного работника, к которому не испытывает ни малейшего доверия. А попытка все же отстранить или уволить запятнавшего себя работника приведет лишь к тому, что будет допущено нарушение норм трудового законодательства. В итоге подобный кадр сможет и восстановиться на работе, и получить компенсацию за вынужденный прогул, да еще и возмещение морального вреда. Как вы видите, нерадостные перспективы.

Неудивительно, что чаще всего, как ни грустно работодателям, им приходится идти на соглашения с подобными личностями, чтобы избавиться от них.

Правда, есть еще один вариант, хоть и не самый простой. Работник, в соответствии со ст. 76 Трудового кодекса РФ, может быть отстранен от работы по требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Статья 114 Уголовно-процессуального кодекса (УПК) РФ предусматривает возможность временного отстранения от должности. При необходимости временного отстранения от должности подозреваемого или обвиняемого следователь с согласия руководителя следственного органа, а также дознаватель с согласия прокурора возбуждает перед судом по месту производства предварительного расследования соответствующее ходатайство, на основании которого в течение 48 часов судья выносит постановление о временном отстранении подозреваемого или обвиняемого от должности или об отказе в этом.

Полномочия суда о временном отстранении подозреваемого или обвиняемого от должности установлены ст. 29, 111, 114 УПК РФ.

Например, Апелляционное определение Саратовского областного суда от 27.10.2016 по делу N 33-8222/2016 подтвердило законность отстранения от должности главбуха завода, заподозренного в мошенничестве.
Однако обратим внимание, что обычно цель отстранения подозреваемого (обвиняемого) от занимаемой должности заключается в том, чтобы вышеуказанное лицо не воспрепятствовало процедуре производства предварительного расследования и в силу занимаемой должности не воздействовало на потерпевших и свидетелей; не изъяло и не уничтожило предметы и документы, носящие на себе следы расследуемого преступления. Заработная плата не подлежит начислению за весь период отстранения подозреваемого, обвиняемого от должности, при этом государством гарантируется соблюдение прав подозреваемого, обвиняемого, которому в данное время назначается ежемесячное пособие, выплачиваемое в соответствии с п. 8 ч. 2 ст. 131 УПК РФ. Эти расходы являются процессуальными издержками, возмещаемыми за счет средств федерального бюджета либо средств участников уголовного судопроизводства.

В связи с этим возникает вопрос: может ли быть отстранен от работы водитель?

Так, согласно позиции авторов Научно-практического комментария к Уголовно-процессуальному кодексу Российской Федерации от 2014 года, анализирующих ст. 114 УПК РФ, не могут быть отстранены от работы подозреваемые, обвиняемые, не являющиеся должностными лицами (например, рядовые офисные клерки, продавцы, водители, другие рабочие и рядовые служащие).

У других экспертов иное мнение. Они считают, что простые специалисты в той или иной области профессиональной деятельности (например, бухгалтеры, учителя, врачи, водители) могут быть отстранены от работы по специальности. Таким образом, далеко не факт, что отстранение признают правомерным.

Как выявить хищение

Как же выявить хищение и как его оформить? Ведь любые подобные обвинения в адрес работника должны быть документально подтверждены.

В отношении водителя необходимо уделить внимание тщательному анализу его путевых листов. Необходимо сверить все его маршруты на предмет реальности и соответствия производственным целям. Часто бывает так, что маршруты расписаны вполне "производственные", вот только непосредственные начальники работника в эти дни его туда не посылали. Или вообще работник указывал "дутые" организации, с которыми фирма не сотрудничала.

Важно сверить время и даты заправок машины. Например, рабочий день до 18:00, а заправки систематически осуществлялись после 20:00 или в выходные дни. Маршруты должны быть проверены на правильность километража и рациональность. Так, встречались случаи, когда между пунктами А и Б указывалось в путевых листах расстояние условно 120 км, в то время как фактически расстояние составляло 105 км. Или километраж был указан правильно, но маршрут почему-то указывался наименее логичный, более длинный, с объездом.

Чеки АЗС необходимо проверять и по другому признаку. Сейчас подделки малореальны, но раньше были случаи представления чеков, которые по некоторым признакам вызывали подозрения. То есть работник сдавал чек от некой АЗС N 5 ООО "Триумф". Вот только при тщательной проверке оказывалось, что по маршруту следования водителя таких АЗС просто физически не существовало. На это необходимо обращать внимание и в настоящее время, даже если чек не вызывает сомнений. Дело в том, что документ с заправки может быть вполне реальным, вот только судя по дате и времени представлен с АЗС, расположенной совершенно в противоположной стороне от маршрута работника. При разборке ситуации выяснилось, что чек на существенную сумму водитель попросил у своего знакомого, заправившегося для личных нужд.

Все странные и подозрительные факторы могут свидетельствовать о недобросовестности работника.
Далее стоит потребовать объяснительную о причинах постоянного большого расхода ГСМ. На основании этой объяснительной может быть назначена комиссия для контрольного замера расхода топлива. Если уже возникли подозрения, возможно, стоит, чтобы члены комиссии, не пожалев времени, проехали по реальному стандартному маршруту работника, фиксируя показатели пробега и топливного бака. В этом случае такую проверку лучше сделать внезапной.

Чтобы в дальнейшем осуществлять тщательный контроль, устранить наличие лазеек для хищений, стоит задуматься о внедрении автоматизированной системы контроля транспорта, например ГЛОНАСС. Это не так дешево, особенно в масштабах количества транспорта, однако дает очень неплохие результаты в отношении контроля маршрутов транспорта, остановок, расхода и слива топлива и т.п.

Кстати, подобные системы применяются уже на достаточно многих предприятиях, вот только парадоксально, но результаты контроля систематически никто не отслеживает и не анализирует. Поэтому при наличии подобной системы в ситуации возникновения опасений хищений просто достаточно поднять статистику работы подозрительного шофера.

Вообще, как не трудно понять, добросовестный и систематический подход к контролю путевых листов, расходу топлива и остатков ГСМ, проверке документов по существу (маршрутов, наличие разрешений руководства, время заправок и т.п.), анализу данных автоматизированных систем контроля транспорта изначально дает возможность устранить возможности для хищений.

Чтобы выявить недостачу на складе организации, необходимо провести инвентаризацию. Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности) требует проведения инвентаризации при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Взыскать сумму ущерба можно только с согласия работника. При отсутствии его согласия данные суммы можно взыскать только через суд, доказав, что присутствует вина работника в этом перерасходе.

Относительно результатов выявленных хищений руководитель предприятия принимает соответствующее решение. Нередко из-за больших сложностей с привлечением виновных к ответственности заявления в органы полиции не подаются. По согласованию сторон или по другим благовидным причинам нерадивый работник увольняется.

Отражаем недостачу

Для отражения в учете информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Пример 1. Оформляем перерасход
В ходе контрольных мероприятий был выявлен непроизводственный перерасход топлива на сумму 22 121 руб.
Данные непроизводственные расходы были отражены в учете следующим образом:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10-3 "Топливо"
- 22 121 руб. - списана стоимость ГСМ, израсходованных на непроизводственные нужды.

Если ущерб будет относиться на конкретного виновника хищения, то сумма убытка будет относиться на счет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Пример 2. Возмещение ущерба действующим работником
Так как виновным является работник предприятия, суммы выявленных непроизводственных расходов будут относиться на соответствующий счет:
Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- 22 121 руб. - убытки предприятия отнесены на виновное лицо - работника предприятия.
В дальнейшем удержание из заработной части работника всей суммы или ее части будет отражаться так:
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
- 22 121 руб. - убытки предприятия, отнесенные на виновное лицо - работника предприятия, удержаны из его зарплаты.

Если же к этому времени работник уже уволился, то будет использоваться счет 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" для ведения последующего учета расчетов по возмещению нанесенного ущерба.

Пример 3. Возмещение ущерба бывшим работником

Воспользуемся данными предыдущего примера. Предположим, что виновное лицо к моменту вынесения руководителем решения о взыскании уволилось.

В учете закрытие счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в этом случае будет отражено такой проводкой:
Дебет 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- 22 121 руб. - убытки предприятия отнесены на виновное лицо, не являющееся работником предприятия.
В дальнейшем поступление денежных средств от виновного будет отражаться так:
Дебет 50 "Касса", 51 "Расчетный счет" и др. Кредит 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"
- 22 121 руб. - убытки предприятия, отнесенные на виновное лицо, не являющееся работником предприятия, погашены путем внесения денежных средств в кассу предприятия, на расчетный счет.

Вполне может возникнуть и такая ситуация, когда полностью удержать все суммы с нечестного работника не получится.

Пример 4. Частичное удержание
Предположим, что виновное лицо компенсировало лишь часть растраченного, а сумму в размере 10 500 руб. взыскать невозможно. Или есть решение суда, который отказал во взыскании.

В учете будет отражено:
Дебет 91-2 "Прочие расходы" Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"
- 10 500 руб. - списана сумма расходов, не возмещенная виновным лицом.
Если в дальнейшем ситуация изменится, например, суд все же примет соответствующее решение, то в учете будет сделана исправительная запись:
Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" Кредит 91-1 "Прочие доходы"
- 10 500 руб. - сумма списанных расходов, не возмещенная виновником, по новым обстоятельствам вновь отнесена на расчеты с виновным лицом.

Вполне обоснованной будет и позиция организации, согласно которой виновник должен не только возместить покупную стоимость ГСМ, но и компенсировать расходы, связанные с его доставкой, хранением. Некоторые организации учитывают и инфляционные процессы, и то, что организация недополучила определенную норму прибыли. А разрешает ли законодательство взыскивать с виновного что-то, кроме покупной стоимости актива?

Статья 238 Трудового кодекса РФ определяет, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Таким образом, ни влияние инфляции, ни то, что продажная стоимость ГСМ гораздо больше, не будут учитываться при оценке нанесенного ущерба. А вот расходы, понесенные при доставке, хранении и т.п., документально обоснованные, учесть можно, так как они соответствуют понятию прямого действительного ущерба.

Вообще, согласно Приказу Минфина России от 09.06.2001 N 44н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01" (п. 6) фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). В эти расходы входят в том числе и затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию, и суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов, и другие платежи.

То есть при идеальном следовании букве методологии бухгалтерского учета сопутствующие расходы уже будут "сидеть" в учетной стоимости ГСМ. Однако не на всех предприятиях наблюдается столь высокий уровень учета. И это не лишает организации права на компенсацию расходов, связанных с приобретением топлива.

Некоторые специалисты предлагают учитывать эту разницу сразу на счете 91-1 "Прочие доходы", что, на наш взгляд, является неправильным. Дело в том, что отражение в учете недостачи происходит нередко задолго до вынесения решения руководителем, совершенно точно задолго до вынесения решения суда. Кроме того, не факт, что даже в случае наличия решения суда с недобросовестного товарища, который нам совсем не товарищ, получится что-либо взыскать. Таким образом, относить до момента взыскания суммы компенсации на доходы организации будет необоснованным.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих активов разница между покупной стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", относится в кредит счета 98 "Доходы будущих периодов".

Пример 5. Отражаем разницу
Сумма убытка от кражи составила, по данным учета, 27 869 рублей. Однако бухгалтерией был сделан расчет расходов, понесенных при приобретении ГСМ. Эта величина составила 589 руб. Виновное лицо согласилось возместить эти суммы. В счет возмещения в отчетном месяце в кассу было внесено 1 000 руб.

Бухгалтер применил следующую корреспонденцию счетов:
Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- 27 869 руб. - убытки от кражи отнесены на виновное лицо;
Дебет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" Кредит 98 "Доходы будущих периодов"
- 589 руб. - отражена разница между стоимостью топлива по данным учета и суммой возмещения убытка.
По мере взыскания с виновного лица причитающейся суммы указанная разница будет списываться со счета 98 "Доходы будущих периодов" в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы";
Дебет 50 "Касса" Кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"
- 1 000 руб. - внесено в кассу предприятия виновным лицом в счет возмещения убытка.
Бухгалтер отнес на финансовый результат предприятия сумму 21,13 руб. (589 руб. : 27 869 руб. x 1 000 руб.):
Дебет 98 "Доходы будущих периодов" Кредит 91-1 "Прочие доходы"
- 21,13 руб. - отражена полученная разница между стоимостью ГСМ по данным учета и суммой возмещения убытка.

Может быть и так, что похищенное топливо найдено и возвращено владельцу.

Пример 6. Возврат похищенного
В результате следственно-разыскных мероприятий были найдены пропавшие со склада бочки топлива стоимостью 7 420 рублей.
После передачи найденных бочек предприятию бухгалтер сделал в учете такие проводки:
Дебет 10-3 "Топливо" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
- 7 420 руб. - отражена стоимость возвращенного ГСМ.

А что с НДС?

В приведенных примерах отсутствуют суммы начисления НДС, и это правильно. В соответствии с Письмами Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/1997, от 07.10.2008 N 03-03-06/4/67 и на основании норм ст. 39 и 146 Налогового кодекса РФ выбытие товаров по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, например списание морально устаревших товаров, объектом обложения налогом на добавленную стоимость не является.

P.S. В целях исчисления налога на прибыль сумма компенсации виновным лицом убытков предприятия будет представлять собой внереализационный доход предприятия (п. 3 ст. 250 НК РФ).
В этом случае в связи с признанием внереализационного дохода в виде сумм, полученных в возмещение убытка, налогоплательщик имеет право признать в составе расходов стоимость утраченного имущества на основании подп. 20 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ (Письмо Минфина России от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717 и др.).

Если суммы потерь взыскать с виновных лиц не удастся, то эти суммы будут представлять собой убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Но списать эти суммы получится только в случае отсутствия виновных лиц, а также при наличии неустановленных виновных лиц. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Материал подготовлен специалистами компании «Консультант Самара» - сертифицированным представителем КонсультантПлюс в Самарской области.

Если Вам необходимы дополнительные разъяснения по данной теме либо у Вас есть вопросы бухгалтерской или юридической областей, мы окажем консультацию в рамках акции.